Denetim Sürecimiz

Standarda uyumluluk LRQA’nın “Business Assurance” denetim yaklaşımı açısından önemli bir unsurken, benzersiz yöntemlerimiz sayesinde denetim sürecini, performansınızı geliştiren ve koruma altına alan, güçlü bir yönetim aracına dönüştürüyoruz. Kuruluşunuz ve paydaşlarınız için gerçek anlamda neyin önem taşıdığını anlayarak, yönetim sisteminizi ve eş zamanlı olarak işletmenizi geliştirmenize yardımcı oluyoruz.

Business Assurance yaklaşımımız, seçilen standart ya da planın gerekliliklerini uygunluğu temin ederken, sisteminizin işletimsel riskleri, her açıdan, ne düzeyde yönetebildiği ve azaltabildiğine göre size özel bir şekilde şekillendirilir (örn. Kalite, çevre ya da iş sağlığı ve güvenliği).

"LRQA Business Assurance yaklaşımı DB Schenker Malezya’ya, tedarik zinciri güvenliğinin daha da güçlendirileceğinin temin edilmesine yardımcı olmuş böylece şirket karlılığını korumuş ve bizimle iş yapan müşterilerimizin güven duygusunu arttırmıştır. "

Wolfgang Laabs, DB Schenker Lojistik, Malezya, Yönetim Müdürü

LRQA Business Assurance yaklaşımı üç temel üzerine kurulmuştur: risk merkezli metodoloji, temalı gözetim ve sürekli gelişim. Bu üç temel geleneksel denetim ve belgelendirme sürecine değer katmaktadır.

Yönetim sisteminizi, gap analizini uygun olan noktalarda uygulayarak denetler, böylece bir standart, plan ya da bir dizi denetim kriterinin gerekliliklerine uygunluğunu temin ederiz. Denetimden mümkün olan en fazla faydayı sağlayabilmeniz adına belgelendirme öncesinde şirketinizi iki sefer ziyaret ederiz.

Denetim sürecimiz 3 aşamadan oluşmaktadır :

1. Aşama: Dokümantasyon inceleme

Denetimi gerçekleştirmeden önce, hazır olup olmadığınızı tespit etmemiz gerekir. Bunu birinci ziyaretimizde gerçekleştiririz. Normal koşullarda birinci aşama denetimi saha ziyareti ile gerçekleştirilir.

1. Aşama uygulaması - Ziyaret

Ziyaretimiz sırasında:

  • İşletmenizin yerini ve özel koşullarını değerlendiririz.
  • Kuruluşunuz bünyesinde yer alan çalışanlarla konuşarak ikinci ziyarete ne kadar hazır olduğunuzu belirleriz.
  • Standart gerekliliklerini ne kadar anladığınızı ve bu gerekliliklere uygunluğu sağlamak üzere ne kadar aşama kaydettiğinize bakarız
  • Yönetim sisteminizin, süreçlerinizin ve kuruluşunuzun mevkiinin kapsamı ve ilgili yasal, düzenleyici ve uyum unsurları konusunda bilgi toplarız. Örneğin, bunlara kuruluşunuzun işletim sisteminin çevresel ve yasal unsurları ve bunlara bağlı riskler dahildir.
  • 2. ziyaretin detayları konusunda fikir birliğine varır ve LRQA’nın kaynaklarını hangi noktalarda faydalı hale getirebileceğimizi tespit ederiz.
  • Yönetim sisteminizi ve işleyişinizi anlamaya çalışır böylece ikinci ziyaretin planlaması sırasında nelere odaklanacağımızı tespit ederiz.
  • Kuruluşunuzun iç denetim ve yönetim değerlendirmesi planlayıp gerçekleştirmesi konusunda araştırma yaparız.
  • Yönetim sistemi uygulama düzeyinin ikinci ziyareti gerçekleştirecek yeterlilikte olup olmadığını kontrol ederiz.

Raporlama

Ziyaret sonuçlarını raporlayıp, denetim ekibi şirketinizden ayrılmadan önce size bildireceğiz. İkinci aşama denetimi sırasında uygunsuzluk olarak sınıflandırılabilecek iyileştirmeye açık alanlar olup olmadığı konusunda size bilgi vereceğiz. İki ziyaret arasında geçecek olan süre, ziyaret sırasında belirleyeceğimiz iyileştirmeye açık alanları çözümlemenizin ne kadar zaman alacağını düşünmemize göre değişiklik gösterecektir.

2. Aşama: Denetim

İlk denetim için artık hazırsınız. Bu ziyaret işletme sahanızda gerçekleştirilecektir. Amacı, yönetim sisteminizin uygulanması ve etkinliğinin değerlendirilmesi olacaktır. Yönetim sisteminizin standarda ve diğer belgelendirme gerekliliklerine uyum gösterdiğine dair delil toplayacağız.

2. Aşamanın Uygulaması - Ziyaret , İlk Denetim 

Ziyaret sırasında denetim ekibi, yönetim sisteminin uygulanması ve etkinliği hakkında karar verebilmemizi sağlayacak düzeyde şirket faaliyet örneğini denetleyecektir. Üst kademe yönetim ve operasyonel çalışanlar da dahil olmak üzere şirket çalışanları ile mülakatlar gerçekleştirilecek ve sistemin kuruluş çapında anlaşıldığı ve uygulandığına emin olunacaktır.

Denetim ekibi, iki ziyarette de toplanan tüm kanıtları analiz ederek belgelendirme gerekliliklerinin karşılanıp karşılanmadığına ya da uygunsuzlukların olup olmadığına karar verecektir. Ekip, tecrübelerine dayanarak iyileştirilmeye açık noktalar önerebilir.

Yönetim sisteminizi en azından aşağıda belirtilen noktaları değerlendirebilmek için inceleyeceğiz: 

  • standardın tüm gerekliliklerine uygunluğa dair bilgi ve kanıt
  • önemli performans amaç ve hedeflerine dair performans gözlemi, ölçümleme, raporlama
  • yasal uygunluk açısından yönetim sisteminiz ve performansı
  • operasyonel kontrol
  • iç denetim ve yönetim değerlendirmesi
  • kuruluşunuzun politikaları konusunda yönetimin sorumluluğu
  • standardın gereklilikleri ile politika, performans, amaç ve hedefler, uygulanabilir yasal gereklilikler, sorumluluklar, personel yeterliliği, operasyonlar, süreçler, performans verileri ve iç denetim sonuçları arasındaki

Raporlama

2. Aşama Denetimi tamamlandığında, denetim ekibi bulguları ziyaret raporunda yazacaktır. Bu rapor denetim sonuçlarını, iyileştirmeye açık olan alanları ve de üzerinde hemfikir kalınmış uygunsuzlukları kayıt altına alacaktır. Rapor, normal koşullarda ekip şirketinizden ayrılmadan önce size teslim edilecektir.

3. Aşama: Ara Kontrol Denetimleri

Yönetim sisteminizin halen etkin olduğundan ve bir önceki ziyaretimizden beri aşama kaydedildiğinden emin olmak için düzenli aralıklarla gerçekleştirilen denetim ziyaretleridir.

Ara kontrol ziyaretleri yönetim sisteminin aşağıda belirtilen unsurlara uygunluğunu teyit etmeyi amaçlar:

  • sürdürüldüğü
  • işler halde olduğu
  • sürekli gelişim sağladığı.

Ziyaret öncesi iletişim

Müşteriler İçin…

a) Yaklaşıma yabancı olan müşteriler: Denetçi bu yeni yaklaşımı açıklayacak ve şirketinizde uygulamanın en iyi yolunu anlatacak ve açılış toplantısında üst kademe yönetimle konuşabilmek için onay alacaktır.

b) Yaklaşıma alışık olan müşteriler: Denetçi, bir önceki ziyarette belirlenen temanın hala geçerli olduğunu ve gerekli kişilerin mevcut olacağını teyit edecektir. Gerekli olması halinde tema üzerinde yapılacak değişiklikler üzerinde fikir birliğine varılacaktır.

Eğer bu ziyaret belgenin yenilenmesi için planlama ziyareti ise, denetçi Yeniden Değerlendirme, Ön İzleme ve Planlama prensiplerini ortaya koyacaktır.

Üst kademe yönetimle yapılacak konuşma sırasında denetçi

Değerlendirici olarak…

  • LRQA’nın bu ziyarete neleri farklı gerçekleştireceğini ve nedenlerini ortaya koyacaktır.
  • Müşteri ve paydaşları için önemli olan unsurları ortaya koyacak ve ziyaret temasını belirleyecektir.
  • Bu unsurlardan yola çıkarak, performans gelişimi sağlamak adına yönetim sistemlerinin hangi noktalarda kullanılabileceğini belirleyecektir.
  • Bu ziyaret için seçilmiş olan tema ile ilgili varsa yaşanan sorunlarla hakkında görüşlerinizi dinleyecek ve bu sorunları denetiminiz sırasında göz önünde bulunduracaktır.
  • Gelecekteki kurumsal hedeflerinizi tartışmaya açacak ve gelecekte gerçekleştirilecek ziyaretler için fırsatları tespit edecektir.

Ziyaret Planı

Ziyaret için belirlenen tema üzerinde anlaşmaya varıldığında (ya da gelecek ziyaretler için) denetçi hangi departmanların, süreçlerin, kontrol ve sistemlerin temayla ilgili ve değerlendirilebilir olduğunu belirler:

Tema + denetlenecek insan, süreç, kontrol ve sistemler = Ziyaret Planı

Sonraki planlamalar için esneklik – Gelecekteki ziyaretlere dair planlamanın esnek olması gerekmektedir. Koşulların değişmesi halinde, örneğin önemli bir müşterinin şikayetçi olması ya da düzenlemelere karşı bir durumun oluşması halinde LRQA, müşteri ve/veya paydaşların mevcut endişelerini giderebilmek adına, ziyaretin temasını değiştirebilmeli, yeni bir tema ortaya koyabilmelidir.

Ziyaretin gerçekleştirilmesi

Ziyareti gerçekleştirirken denetçi:

  • Planlanıldığı üzere ilgili alanlarda denetimi gerçekleştirir. Denetçi, orijinal planda belirlenmemiş yolları, tema için önem taşımaları halinde takip etmek isteyebilir.
  • Sistem kontrollerinin yerinde ve etkin olarak kullanıldığını teyit etmek için alan değerlendirmelerini kullanır.
  • Belirlenen tema ile ilgili sorunları yönetmek ve/veya geliştirmek için yönetim sisteminizi kullanıp kullanmadığınızı belirler.
  • Sistemdeki ya da etkinliğindeki zaafları raporlar ve potansiyel iyileştirme alanlarını dikkatinize sunar.

Ziyaretin Raporlanması – Ziyaret Raporu

Ziyaret sonrasında sizde bırakılacak ziyaret raporu:

  • Üst kademe yönetim ile yapılan konuşmanın özetini içermeli
  • Uzun dönemli gelişim projelerinden bir örneklemi kayıt altına almalı
  • Takip edilen yolları ve incelenen kanıtları, ayrıca değerlendirme ve varılan sonuçları kayıt altına almalı
  • Tüm bulguları kayıt altına almalı
  • Yönetim sisteminin belirlenen temaya göre etkinliği ve standardının gerekliliklerini karşılama oranına göre varılan genel sonuçları içermeli.
  • Bir sonraki ziyaret için alanları ve temaları belirlemeli.
  • Üst kademe yönetime geri bildirimde bulunmalı 

Kapanış toplantısında denetçi:

  • Bulgularına dair genel bir bilgilendirme yapar ve vardığı sonuçları ifade eder.
  • Yönetim sisteminin, tema ile ilgili sorunlar konusunda hangi noktalarda size destek olduğunun ve hangi noktalarda gelişiminize öncülük ettiğinin altını çizer.
  • Tema ile ilgili mevcut tüm zayıflıkları tarif etmek ve bu zayıflıkların işinize ne gibi olumsuz etkileri olabileceğini açıklar.